Konsep Hibrida Jadi Masa Depan Penyelenggaraan Acara

Konsep hibrida yang menggabungkan pertemuan fisik dan virtual kini menjadi solusi untuk penyelenggaraan berbagai acara di tatanan normal baru, tidak terkecuali prosesi pernikahan yang biasanya melibatkan banyak orang.

KOMPAS/ERIKA KURNIA

Menyaksikan perayaan pernikahan melalui siaran langsung di media sosial.

Pandemi Covid-19 tidak menghalangi pasangan milenial, Oky Dewantara dan Melisa Selawati, mengucapkan janji suci pernikahan pada 10 Juni 2020. Di sebuah masjid di Kabupaten Bone, Sulawesi Selatan, mereka berikrar dengan mengikuti aturan protokol kesehatan.

Secara fisik, acara itu hanya disaksikan keluarga inti, beberapa kawan, dan segelintir orang yang ikut membantu menyelenggarakan momen bahagia tersebut. Namun, ratusan mata lainnya juga ikut menjadi saksi kebahagiaan mereka secara virtual.

”Saat acara, ada live (siaran langsung) di Instagram atas permintaan teman-teman yang tidak bisa hadir ke acara kami. Selain itu, teman-teman komunitas kami juga mengadakan pertemuan dengan kami lewat aplikasi Zoom,” kata Oky (27) saat dihubungi Rabu (16/6/2020).

Baca juga: Cinta Sejati di Tengah Wabah Covid-19

Di satu sisi, pandemi mengurangi kemeriahan perayaan pernikahan. Jika seharusnya ada prosesi adat yang harus dijalani, saat ini mereka hanya bisa menyelenggarakan acara sederhana. Sejumlah protokol kesehatan juga harus diikuti, seperti menjaga jarak dan membuat surat izin penyelenggaraan acara pernikahan.

Aturan tersebut, menurut Oky, membuat beberapa anggota keluarga kecewa karena merasa tidak diundang dan dilibatkan. Namun, di sisi lain, teknologi dapat membantu mereka yang terhalang jarak bisa menjadi saksi dan mendoakan kebahagiaan mereka.

Kompas/Yuniadhi Agung

Ilustrasi pertemuan virtual

Chief Operating Officer Weddingku, Reza Paramita, yang dihubungi terpisah, mengatakan, pemanfaatan teknologi komunikasi virtual menjadi solusi dalam menyesuaikan situasi pandemi. Namun, adaptasi tersebut juga menghadirkan tantangan dan peluang.

”Penyelenggara dan vendor pernikahan, seperti fotografer ataupun videografer, misalnya, harus mampu menangkap emosi untuk disiarkan secara langsung. Mereka mungkin butuh teknik dan alat yang lebih canggih dengan sumber daya manusia terbatas,” katanya.

Sementara itu, adaptasi tersebut bisa menjadi peluang bagi penyelenggara dan vendor acara pernikahan selama kebijakan terkait pandemi masih harus dijalankan.

Penyelenggaraan MICE

Selain perayaan sukacita, seperti pernikahan, sejumlah bisnis penyelenggaraan pertemuan, insentif, konvensi, dan pameran (MICE) juga harus beradaptasi untuk kembali pulih dan bertahan.

Penyelenggara ekshibisi dan acara profesional, seperti Dyandra Promosindo, telah bersiap menyesuaikan tatanan kenormalan baru dengan menjalankan konsep hibrida, yakni memadukan pertemuan fisik dan virtual.

”Bisnis konsep hibrida dimatangkan dan dijalankan dengan kebutuhan normal baru,” kata Presiden Direktur Dyandra Promosindo Hendra Noor Saleh, dalam keterangan tertulis yang diterima Kompas, beberapa waktu lalu.

KOMPAS/ERIKA KURNIA

Tangkapan layar situs virtual.travalal.com yang menawarkan paket tur virtual secara gratis. Alternatif ini ditawarkan untuk masyarakat yang rindu bepergian di kala pandemi.

Konsep hibrida pada penyelenggaraan acara, menurut dia, sudah diterapkan Dyandra Promosindo beberapa tahun terakhir untuk menyesuaikan kebutuhan di era digitalisasi. Namun, dampak pandemi Covid-19 membuat kebutuhannya semakin terakselerasi.

Praktik konsep hibrida yang sudah diterapkan sebelumnya adalah penggunaan sistem pembayaran non-tunai, tiket masuk menggunakan near field communications  system. Lalu, dokumen kepesertaan dikoordinasikan melalui sistem yang terintegrasi antara peserta dan penyelenggara.

Selain itu, menggunakan aplikasi ponsel, e-directory atau e-catalogue, serta menayangkan siaran langsung acara pameran dan konser yang sedang berlangsung. Konsep digital tersebut dinilai makin dipertajam kepentingan kenyamanan pengunjung dan menaikkan potensi transaksi digital.

Di masa mendatang, penyelenggaraan acara juga akan diadakan dengan mengedepankan kesehatan dan keselamatan. Beberapa penyesuaian yang akan dilakukan dalam setiap acara adalah mewajibkan peserta, kontraktor, pengunjung, dan penyelenggara acara memperhatikan aspek kesehatan dan keselamatan.

Protokol kesehatan dasar, seperti cek suhu tubuh maksimal 37,5 derajat celsius, mencuci tangan dengan air mengalir atau hand sanitizer, menggunakan masker atau dengan tambahan face shield, serta menjaga jarak dengan lawan bicara, harus dipatuhi.

Aturan, seperti membuat jalan pejalan kaki dengan ukuran minimal 3 meter, menyiapkan pengontrol kerumunan, membatasi jumlah individu yang ada dalam booth, penyemprotan disinfektan secara berkala, dan penggunaan alat makan sekali pakai di area makan, juga akan disiapkan.

”Kondisi nanti sudah tidak akan sama lagi dengan kondisi sebelum Covid-19, dengan kata lain mozaik industri MICE akan berubah total,” kata Hendra.