Ruang Rapat yang Menyenangkan
Jadilah, selain tema sepak bola, ada pula ruang rapat dengan tema badminton, tenis meja, dan catur. Kali ini lantainya dilapisi kayu dengan dinding berhias raket badminton, bet tenis meja, bola-bola pingpong, hingga meja dengan bentuk meja pingpong dan catur. ”Sengaja kami pilihkan sports yang populer di sini, dan Indonesia juga kuat di bidang itu,” kata Gordon.
Lantai keramik atau marmer yang keras serta dinding yang hanya berwarna putih diperkirakan lebih cepat membuat orang lelah atau bosan, selain dinding lebih cepat terlihat kotor. Penggunaan alas lantai yang lebih lunak, seperti rumput sintetis atau kayu, diharapkan dapat membuat suasana duduk di kursi tidak cepat melelahkan.
Bentuk ruangan juga tidak dibuat kotak biasa, tetapi ada sedikit lekuk-lekuk pada beberapa bagian untuk memberi variasi dan mendukung akustik ruangan yang meredam suara masuk. Besar ruang rapat juga dibuat bervariasi, tetapi di lantai ini hanya dibuat yang berkapasitas empat-delapan orang per ruang. Sebenarnya terdapat satu ruang rapat lainnya yang dibuat ”tersembunyi” di balik ruang rapat jarak jauh (conference call) yang berbentuk seperti kontainer. Suasananya seperti sedang di kafe.
Kantor DataOn yang berlokasi di Bintaro, Tangerang Selatan, ini juga masih memiliki ruang-ruang rapat lain dengan kapasitas lebih besar. Ruang rapat di lantai 5 lebih formal dengan dinding batu bata ekspose, lantai kayu, dan hiasan kain batik yang membingkai pinggiran papan tulis. Sementara ruang rapat di lantai 6 konsepnya lebih konvensional serta digunakan untuk menerima tamu dalam suasana lebih formal. Ruang-ruang rapat unik di lantai 4 tadi lebih banyak digunakan oleh kalangan internal.
”Ruang kerja kami sebenarnya sudah berkonsep gathering space. Dengan mudah karyawan bisa berdiskusi sambil duduk-duduk di sofa, bean bag, atau hanging chair. Tapi kalau mau bicara serius dan tidak terganggu suara berisik, memang butuh masuk ke ruang rapat,” kata Gordon.
Dengan ruang rapat yang dibuat lebih ceria dan menyenangkan diharapkan dapat lebih meningkatkan kenyamanan. Gordon mengakui, suasana pun menjadi lebih santai dan peserta rapat lebih komunikatif menyampaikan pendapatnya.
”Peralatan di dalamnya juga harus mudah digunakan, seperti proyektor, layar, tempat kabel, dan lainnya sehingga proses rapat lancar,” ujarnya.
Tema lingkungan
Ruang rapat di Yayasan Inisiatif Dagang Hijau (IDH) juga didesain menyenangkan dengan tema hutan dan taman. Dengan lantai rumput sintetis, dinding- dindingnya sengaja dipilihkan dari kaca tembus pandang sehingga aktivitas di dalamnya dapat terlihat, bahkan dari selasar luar kantor.
Untuk tetap menjaga kenyamanan dan konsentrasi di dalam ruangan, pada beberapa bagian dinding kaca ditempeli stiker putih dengan motif pepohonan, sulur tanaman, dan burung-burung. Dengan demikian, ruangan tidak terkesan seperti akuarium yang seluruhnya dapat terpantau dari luar ruang.
”Dinding-dinding ruang rapat sengaja dipilihkan dari kaca untuk mendukung filosofi transparansi. Semua orang bisa melihat apa yang terjadi di dalamnya. Ruang rapat di sini lebih kami arahkan sebagai ruang sharing knowledge. Kalau ada rapat yang kelihatannya seru, yang lain boleh gabung sepanjang peserta lain mengizinkan,” kata Kepala Operasional Yayasan IDH Andri Oarto.
Tema taman dan hutan dipilih sesuai bidang IDH dan sebagai bentuk dukungan terhadap lingkungan. Salah satu dinding pada tiap ruang rapat dipilihkan dari batu bata ekspos untuk mengurangi kesan kaku pada ruangan dan menguatkan tema lingkungan yang diambil. Ruang-ruang rapat yang ceria ini juga sebagai penyeimbang dari suasana kantor keseluruhan yang bernuansa industrialis.
Ruang-ruang rapat diberi nama Sumatera, Kalimantan, dan Sulawesi yang menjadi area utama kerja IDH. Yayasan yang berpusat di Belanda ini fokus pada pendampingan dan peningkatan kapasitas petani untuk menghasilkan produk yang berkelanjutan.
Selain tiga ruangan rapat tadi, terdapat dua ruangan lain yang berbentuk boks telepon merah seperti yang sering ditemui di London, Inggris. Dua ruangan ini sebenarnya merupakan ruang untuk melakukan rapat jarak jauh via internet (conference call) dengan kolega di Singapura atau Belanda. Namun, kedua ruang itu bisa pula dimanfaatkan untuk rapat kecil yang melibatkan hanya 2-3 orang. Ruang rapat mungil ini menjanjikan suasana diskusi yang lebih santai dengan bean bag dan pemandangan dari ketinggian suasana Jalan Setiabudi Selatan di Kuningan, Jakarta, yang menjadi lokasi kantor IDH.
”Sejauh ini diskusi terasa lebih jalan, ide-ide juga lebih keluar dengan ruang-ruang rapat yang demikian,” pungkas Andri.