Warga Didorong Gunakan Layanan Digitalisasi Dokumen Kependudukan
Oleh
DIMAS WARADITYA NUGRAHA
·2 menit baca
YOGYAKARTA, KOMPAS — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mendorong warga menggunakan layanan digital pembuatan cadangan arsip dokumen kependudukan. Layanan ini penting untuk mempermudah pengurusan dokumen kependudukan fisik milik warga yang hilang atau rusak.
Ditemui di Balai Kota Yogyakarta, Senin (25/9), Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Wahyu Hendratmoko mengatakan, program bernama Arsip Terjaga Milik Keluarga (Amarta) ini melayani digitalisasi seluruh dokumen keluarga seperti kartu tanda penduduk (KTP) dan kartu keluarga (KK).
”Dokumen penting seperti ijazah dan sertifikat tanah juga kami layani secara gratis,” ujarnya.
Digitalisasi arsip dilakukan dengan cara memindai dokumen fisik milik warga dan mengubahnya dalam bentuk digital. Untuk saat ini, versi digital dari dokumen kemudian akan disimpan dalam cakram padat (CD) yang diberikan kepada warga secara cuma-cuma.
Sayangnya, baru sebagian kecil masyarakat Yogyakarta yang sudah memanfaatkan layanan digitalisasi arsip kependudukan. Padahal, layanan ini mulai dipromosikan sejak tahun 2016.
”Sosialisasi yang kami lakukan juga belum menyentuh setiap kelurahan. Tapi, ditargetkan pada 2018 seluruh penduduk punya cadangan dokumen penting dalam bentuk digital,” ujar Wahyu.
Layanan pemulihan
Selain itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta juga memiliki layanan pemulihan sejumlah dokumen kependudukan yang mengalami kerusakan minor. ”Misalnya, rusak terkena lumpur basah karena banjir akan diupayakan restorasi mendekati aslinya. Tapi, kalau dokumennya terbakar, kami hanya bisa mengeluarkan surat rekomendasi ke dinas terkait untuk mempermudah pembuatan salinan yang baru,” tuturnya.
Untuk meningkatkan keamanan arsip kependudukan dan dokumen berharga milik warga, ke depan pihaknya akan menyiapkan pangkalan data guna menyimpan dokumen-dokumen versi digital.
”Masih banyak yang perlu disiapkan untuk ke sana, salah satunya adalah sumber daya manusia. Tidak menutup kemungkinan untuk realisasi rencana ini kami bekerja sama dengan pihak swasta,” ujarnya.
Pelaksana Tugas Kepala Dinas Kebakaran Kota Yogyakarta Agus Winarto menyebutkan, sebagain besar dokumen penting milik warga tidak terselamatkan dalam peristiwa kebakaran. Kondisi ini menyulitkan korban untuk mendapat bantuan pemerintah daerah yang mensyaratkan kelengkapan dokumen kependudukan, seperti KTP dan KK.
”Seharusnya, memang ada standar prosedur lintas organisasi perangkat daerah untuk memudahkan penertiban dan pengamanan dokumen warga. Jangan sampai warga sudah tertimpa musibah, tetap terbebani masalah pengurusan dokumen,” ujarnya.