Urus Dokumen dari Ujung Jari

KOMPAS/IQBAL BASYARI

Petugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya, Jawa Timur, memproses pembuatan dokumen administrasi kependudukan yang diurus melalui e-Lampid, Rabu (25/7/2018). Pengurusan dokumen akta kelahiran, kematian, pindah datang, pindah pergi, perkawinan, dan perceraian bisa dilakukan melalui sistem dalam jaringan.

Melayani urusan dokumen administrasi kependudukan bagi sekitar 3 juta warga Kota Surabaya, Jawa Timur, bukan perkara mudah. Pemerintah setempat membuat layanan berbasis daring, e-Lampid, untuk memudahkan pengurusan dokumen warga kota itu dari lahir hingga mati.

Wajah Bambang (58) tampak ceria setelah keluar dari salah satu ruangan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya, Jawa Timur, Rabu (25/7/2018). Pria asal Wiyung tersebut baru saja menerima akta pernikahan yang diurus secara daring seminggu sebelumnya. ”Dulu untuk mengurus dokumen kependudukan seperti ini perlu waktu lebih dari satu bulan, sekarang lebih cepat dan mudah,” katanya.

Bambang adalah salah satu warga yang mengurus dokumen kependudukan melalui e-Lampid, aplikasi pendaftaran kependudukan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Kesibukan membuat dia sulit meluangkan waktu untuk mengurus akta pernikahan di Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) di Gedung Siola, Jalan Tunjungan. Padahal, dokumen kependudukan tersebut harus diurus untuk mencatatkan pernikahannya.

Melalui laman e-Lampid, warga yang ingin mengurus dokumen administrasi kependudukan tidak perlu datang ke loket pelayanan yang berada di kelurahan, kecamatan, ataupun UPTSA. Mereka hanya perlu gawai atau komputer untuk melakukan pengurusan dokumen melalui laman lampid.surabaya.go.id. Jika tidak punya, warga bisa mendatangi kelurahan untuk menggunakan komputer e-Lampid yang sudah tersedia di semua kelurahan.

Aplikasi berbasis daring ini melayani enam jenis pelayanan dokumen kependudukan, yaitu pembuatan akta kelahiran, akta kematian, surat pindah datang, surat pindah ke luar, akta perkawinan, dan akta perceraian. Keenam layanan tersebut bisa diakses kapan pun dan di mana pun secara daring.

Di laman e-Lampid, warga harus memfoto ataupun memindai dokumen yang diperlukan. Dokumen itu lalu diunggah di laman e-Lampid sesuai ketentuan dan alur yang tertera dengan dokumen yang diurus. Warga juga bisa memantau perkembangan pengurusan secara daring sebagai bagian dari transparansi pelayanan pemerintah.

Verifikasi dokumen

Meskipun dilakukan secara daring, proses verifikasi dokumen tetap diperlukan untuk memastikan keaslian dokumen yang diunggah. Petugas dari kelurahan akan memverifikasi dokumen yang disyaratkan. Setelah itu, petugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil akan memproses jika semua syarat dinyatakan lengkap. Dokumen yang selesai bisa diambil di kelurahan setempat. Khusus akta kelahiran akan diantar ke rumah melalui program Go-Akta.

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya Suharto Wardoyo mengatakan, e-Lampid dibuat sejak 2015 untuk menjawab tantangan kebutuhan pengurusan dokumen yang tinggi di ”Kota Pahlawan”. Warga yang memiliki kesibukan dan tidak bisa meluangkan waktu mengurus ke loket-loket perlu diakomodasi untuk menghilangkan keengganan mengurus dokumen.

Setiap hari ada sekitar 1.500 warga yang mengurus dokumen administrasi kependudukan, seperti kartu tanda penduduk, akta kematian, akta kelahiran, dan pindah datang. Ada beberapa lokasi pengurusan yang disediakan, baik di kelurahan, kecamatan, maupun 30 loket di UPTSA Siola. Membeludaknya jumlah pemohon sering kali membuat antrean di loket-loket amat panjang.

Untuk mengurangi antrean yang mengurus secara luring, e-Lampid menjadi salah satu solusi yang ditawarkan kepada masyarakat. Setiap hari ada 300-500 pemohon yang memanfaatkan e-Lampid. Melalui proses daring, warga tidak perlu mengantre dan datang ke lokasi-lokasi pengurusan dokumen. Mereka hanya perlu mengunggah dokumen dari rumah ataupun tempat kerja sehingga tidak perlu cuti dari pekerjaan untuk sekadar mengurus dokumen. ”Tugas pemerintah memberikan pelayanan yang semudah mungkin agar warga tidak kesulitan mengurus dokumen yang harus dimiliki tersebut,” ujar Suharto.

Sesuai Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan, warga perlu memiliki dokumen administrasi kependudukan karena dapat memberikan pemenuhan atas hak-hak administratif penduduk dalam pelayanan publik serta memberikan perlindungan dari negara.

Karena itu, sudah menjadi kewajiban pemerintah memberikan kemudahan pelayanan dokumen agar tidak ada warga yang enggan mengurus dokumen kependudukan karena alasan prosesnya yang rumit dan melelahkan.

Paket hemat

Suharto mengatakan, perubahan status di satu dokumen kependudukan akan berakibat pada dokumen yang lain.

Pembuatan akta kelahiran, kematian, dan pernikahan, misalnya, akan berimplikasi pada perbaikan data di KTP ataupun kartu keluarga (KK). Oleh sebab itu, pihaknya memberikan pelayanan paket untuk mengurus beberapa dokumen secara bersamaan agar menghemat waktu.

Untuk paket hemat 1 ada pelayanan akta kelahiran dan KK. Paket hemat 2 meliputi pengurusan akta kematian dan KK. Kemudian, pengurusan paket hemat 3 meliputi surat pindah datang dan KK. ”Sekali pengurusan bisa dapat dua dokumen sehingga hemat waktu dan hemat tenaga,” kata Suharto.

Menurut dia, masyarakat perlu dipaksa menggunakan teknologi untuk mengurus dokumen kependudukan. Saat ini, makin jarang orang yang tak menggunakan gawai. Kalaupun tidak ada gawai, pihaknya menyediakan di kelurahan.

Penggunaan teknologi ini dinilai bisa membuat proses lebih efektif, efisien, dan menutup celah korupsi dalam pengurusan dokumen karena semua proses dilakukan secara transparan.

”Meskipun saya kepala dinas, saya tidak memiliki akses untuk mempercepat pengurusan satu dokumen yang sedang berproses,” ucapnya.

Untuk meningkatkan pelayanan pengurusan administrasi kependudukan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil juga menambah jam pelayanan di loket yang berada di UPTSA Siola yang umumnya tutup pukul 16.00. Di UPTSA Siola ada 30 loket pelayanan dokumen kependudukan yang buka setiap hari Senin-Jumat sejak pukul 07.30 hingga 21.00. Sementara untuk Sabtu, pelayanan buka pada pukul 08.00 hingga 16.00.

”Penambahan jam pelayanan untuk mengakomodasi warga yang tidak bisa mengurus pada siang hari karena bekerja. Mereka tidak perlu cuti bekerja karena bisa mengurus seusai pulang bekerja,” ujarnya.

Wali Kota Surabaya Tri Rismaharini menilai, identitas seorang warga merupakan hak asasi yang harus dipenuhi oleh negara karena menjadi salah satu instrumen pengakuan seorang warga negara. Oleh sebab itu, warga harus dipermudah dalam mengurus dokumen-dokumen tersebut.

”Inovasi e-Lampid masuk dalam Top 99 Sistem Inovasi Pelayanan Publik yang dilakukan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.

Beberapa daerah lain juga sudah bekerja sama menerapkan sistem ini, salah satunya Kota Jayapura,” kata Risma.

Negara tidak boleh hanya meminta warganya memiliki dokumen kependudukan, tetapi juga harus memudahkan prosesnya agar warga tidak terbebani. Bagaimanapun, negara yang membutuhkan dokumen identitas warganya sehingga pelayanan prima menjadi bagian tak terpisahkan.

Ucapkan selamat tinggal pada masa lalu pelayanan dokumen kependudukan yang ribet dan membingungkan karena saat ini semua urusan bisa dilakukan dari ujung jari.

Inovasi ini sudah saatnya juga diterapkan di wilayah lain di seluruh Nusantara. Jika terwujud, masyarakat Indonesia pun mendapat begitu banyak kemudahan.