Pemprov NTB Segera Pakai Sistem Elektronik dalam Layanan Administrasi

Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat segera menggunakan sistem elektronik e-office Simaya. Sistem ini berfungsi untuk tata kelola dan mengendalikan layanan administrasi atau surat-menyurat bagi intern tiap organisasi perangkat daerah (OPD) di provinsi itu.

MATARAM, KOMPAS — Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat segera menggunakan sistem elektronik e-office Simaya. Sistem ini berfungsi untuk tata kelola dan mengendalikan layanan administrasi atau surat-menyurat bagi intern tiap organisasi perangkat daerah (OPD) di provinsi tersebut.

”Aplikasinya sudah jadi dan tinggal kami memberikan pelatihan kepada para kepala tata usaha dan staf (operator). Aplikasi itu diluncurkan 17 Agustus 2019, bersamaan dengan penerapan aplikasi e-kinerja berbasis balance scorecard (BSC),” kata Pelaksana Tugas Kepala Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Provinsi Nusa tenggara Barat Gde Putu Aryadi, Rabu (24/7/2019), di Mataram, Lombok.

Aplikasi Simaya, menurut Aryadi, adalah sistem untuk mengelola dan mengendalikan kegiatan layanan administrasi surat-menyurat. Selain itu, untuk mengetahui alur distribusi layanan administrasi, baik surat masuk maupun keluar di tiap instansi. Aplikasi terhubung melalui online atau dalam jaringan ke telepon genggam Android milik kepala OPD.

DOKUMENTASI DINAS KOMINFO NTB

Para kepala tata usaha organisasi perangkat daerah Pemprov NTB, Senin (22/7/2019), mengikuti lokakarya aplikasi e-office Simaya di Kantor Gubernur Nusa tenggara Barat, Mataram, Lombok.

”Misalnya staf diminta membuat konsep surat dinas, berapa lama selesainya bisa dipantau melalui telepon seluler (ponsel) Android. Jika konsep surat itu harus dikoreksi, Kepala OPD yang tengah berada di luar kantor cukup mengoreksinya lewat ponsel, tidak perlu ke kantor, maka lebih efisien,” ujar Aryadi.

Penggunaan aplikasi akan menjamin akuntabilitas dan kecepatan layanan, juga satu cara lebih efektif mengurangi jumlah dokumen dan penggunaan kertas, sesuai dengan program NTB bebas sampah meski penggunaannya masih sebatas kepentingan intern tiap OPD.

Misalnya staf diminta membuat konsep surat dinas, berapa lama selesainya bisa dipantau melalui telepon seluler (ponsel) Android. Jika konsep surat itu harus dikoreksi, kepala OPD yang tengah berada di luar kantor cukup mengoreksinya lewat ponsel, tidak perlu ke kantor, maka lebih efisien.

Peluncuran aplikasi Simaya bersamaan dengan BSC yang digunakan gubernur, wakil gubernur, dan Sekda NTB. Fungsinya, gubernur bisa memantau dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan pembangunan yang dilaksanakan oleh kepala OPD yang secara riil time dapat dilihat progresnya.

Pemantauan berjenjang

Kepala perangkat daerah juga secara berjenjang bisa memantau, mengendalikan pelaksanaan kegiatan oleh bawahannya, yakni kepala bidang hingga staf. Konten BSC adalah e-kinerja dengan uraian kegiatan, target kinerja dan indikator, serta laporan progres juga bisa diketahui saat itu juga,” ucap Ariyadi.

DOKUMENTASI DINAS KOMINFO NTB

Kepala Dinas Kominfo Nusa Tenggara Barat I Gede Putu Aryadi, Senin (22/7/2019), memberikan pemaparan aplikasi e-office Simaya di Kantor Gubernur NTB, Mataram.

Dengan fasilitas yang tersedia, birokrasi pemerintahan tidak boleh lamban,  boros, dan berkutat pada masalah administrasi yang berbelit-belit dan pasif. Dengan aplikasi e-office Simaya, para pemimpin OPD dapat memantau dan mengendalikan proses layanan administrasi di instansinya, dari tahapan konsep, verifikasi oleh pejabat terkait secara berjenjang, hingga alur surat itu didistribusikan.

Bukan mustahil pegawai yang mengurus administrasi akan dikurangi, lalu ditempatkan pada unit layanan publik yang lebih produktif.

Dinas Kominfo NTB mengadakan lokakarya dan bimbingan teknis penggunaan aplikasi e-office Simaya kepada kepala tata usaha dan sekretaris OPD di Kantor Gubernur NTB, Senin (22/7/2019) lalu.

Asisten Pembangunan dan Perekonomian Setda NTB Ridwansyah yang hadir saat itu menilai, tata kelola administrasi menggunakan media online menjadi keharusan untuk efisiensi kertas dan anggaran. Tidak ada lagi surat menumpuk di meja kerja kepala dinas, tetapi cukup disimpan dalam memori komputer. ”Bukan mustahil pegawai yang mengurus administrasi akan dikurangi, lalu ditempatkan pada unit layanan publik yang lebih produktif,” katanya.

”Aplikasi seperti ini sangat membantu para pemimpin untuk dapat melihat secara tepat. Ketika progres tidak tercapai, tentu pimpinan akan mendorong OPD terkait untuk meningkatkan kinerjanya agar mencapai target yang diinginkan,” tutur Ridwansyah.