Kantor Imigrasi Cirebon, Pendaftaran via Whatsapp hingga Layanan ”Drive Thru”

KOMPAS/ABDULLAH FIKRI ASHRI

Pengunjung menunggu di Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon, Jawa Barat, Jumat (10/8/2018). Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon menerapkan sejumlah inovasi untuk memudahkan publik, sekaligus mencegah percaloan. Inovasi itu antara lain pendaftaran via Whatsapp hingga pengambilan paspor tanpa harus turun dari kendaraan.

CIREBON, KOMPAS — Untuk mencegah percaloan dan memudahkan pelayanan publik, Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon, Jawa Barat, menerapkan sejumlah inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Inovasi tersebut antara lain pendaftaran melalui Whatsapp hingga pengambilan paspor mandiri tanpa harus turun dari kendaraan atau dikenal dengan drive thru.

Berbagai inovasi itu mulai tampak saat memasuki wilayah Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon di Jalan Sultan Ageng Tirtayasa Nomor 51, Kedawung, Jumat (10/8/2018) pagi. Seorang petugas langsung menyapa di dekat mesin pengambilan paspor mandiri untuk drive thru. Di mesin yang mirip tempat pengambilan nomor antrean di pusat perbelanjaan itu, pengunjung yang akan mengambil paspor dapat menunjukkan barcode ke mesin tersebut.

Setelah itu, pengunjung dapat mengambil paspor di loket penyerahan paspor tanpa harus turun dari kendaraannya. Syaratnya, pengunjung memiliki tanda terima bukti pembayaran paspor serta kartu identitas penduduk. Pengambilan dapat diwakilkan dengan catatan menggunakan surat kuasa.

Pengunjung yang ingin mengurus paspor dapat langsung ke bagian belakang kantor yang merupakan pintu masuk. Pagi itu, tak tampak antrean di loket pengambilan nomor antrean pengurusan paspor.

KOMPAS/ABDULLAH FIKRI ASHRI

Loket pengambilan paspor mandiri di Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon, Jawa Barat, Jumat (10/8/2018).

Ini disebabkan pendaftaran dilakukan via Whatsapp di nomor [phone] kapan pun dan di mana saja. Cukup dengan mengirimkan pesan berformat nama lengkap#tanggal lahir#tanggal kedatangan, contohnya Ridwan#31/3/1990#10/8/2018. Nomor tersebut tidak untuk melayani telepon ataupun video.

Secara otomatis, akan masuk pesan yang berisi kode pendaftaran, nomor Whatsapp, nama, tanggal lahir, dan tanggal datang serta jam datang. Jadi, warga yang ingin mengurus paspor tidak mesti datang pagi buta dan harap-harap cemas mendapatkan nomor antrean.

Petugas dengan selempang khusus siap membantu pengunjung. Mereka aktif menghampiri pengunjung seperti menutup celah kehadiran calo.

Ketika tiba di kantor imigrasi, pengunjung tinggal melakukan verifikasi di mesin pencetak antrean dengan menunjukkan pesan Whatsapp dan kartu tanda penduduk (KTP) elektronik. Pengunjung akan difoto oleh mesin pencetak antrean dan mendapatkan formulir pengurusan paspor. Pengunjung yang baru mengurus paspor dapat membeli surat pernyataan pembuatan paspor yang bermeterai 6.000 di koperasi dengan biaya Rp 8.000.

Setelah itu, pengunjung tinggal menanti panggilan. Terdapat tempat pengisian baterai telepon seluler dan tempat bermain anak di ruang tunggu yang dapat dimanfaatkan. Pengumuman berukuran besar berisi biaya pembuatan paspor tampak di depan pintu masuk. Sebesar Rp 355.000 untuk membuat paspor 48 halaman, sedangkan ongkos membuat paspor 24 halaman seharga Rp 155.000.

Bagi warga difabel atau lansia, pihak imigrasi telah menyiapkan kursi roda berikut jalur khususnya. Petugas dengan selempang khusus siap membantu pengunjung. Mereka aktif menghampiri pengunjung seperti menutup celah kehadiran calo. Makanan ringan dan kopi gratis juga disediakan bagi pengunjung.

”Ini semua bentuk inovasi kami untuk memperbaiki pelayanan publik sejak setahun terakhir. Kami berupaya membuat zona integritas tanpa korupsi,” ujar Kepala Seksi Informasi Keimigrasian Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon Gieta Rahayu Pimandari.

Prosedur pendaftaran, wawancara, hingga berfoto bisa selesai hanya dalam waktu setengah jam.

Menurut dia, sebelum penerapan inovasi pendaftaran via Whatsapp, pemohon paspor yang mencapai 200 orang per hari harus mengantre lama dan memadati ruangan. Kini, hal itu tak lagi tampak. Warga pun tidak mesti lagi berjam-jam menunggu.

Prosedur pendaftaran, wawancara, hingga berfoto bisa selesai hanya dalam waktu setengah jam. Pihaknya juga menyediakan kemeja bagi pemohon paspor yang pakaiannya kurang rapi. Adapun pengambilan paspor dilakukan tiga hari setelah pembayaran. Di bagian belakang kantor, terdapat mobil PT Pos Indonesia sebagai tempat pembayaran.

KOMPAS/ABDULLAH FIKRI ASHRI

Tempat verifikasi pendaftaran di Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon, Jawa Barat, Jumat (10/8/2018).

Selain inovasi itu, Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon juga membuka pelayanan Sabtu dan Minggu untuk emergency services bagi pemohon paspor yang hendak dirujuk ke rumah sakit di luar negeri atau pelaporan terkait warga negara asing yang diduga melanggar perundang-undangan dan ketertiban umum. Pelayanan ini dapat diakses melalui nomor telepon 082311733722.

”Menjalankan inovasi ini memang harus mengubah kebiasaan, dan itu butuh proses dengan keteladanan dari pimpinan hingga sekuriti. Kami semua komitmen untuk menjalankannya,” ujar Gieta.

Idah Setiawati (48), pemohon paspor, mengapresiasi berbagai inovasi di Kantor Imigrasi Kelas II Cirebon. ”Saya tidak mesti lama-lama mengurus paspor. Tadi cuma setengah jam sudah selesai sampai pembayaran,” katanya.

Meski demikian, ia mengeluhkan pendaftaran via Whatsapp yang terganggu pada Juni dan Juli. ”Saat itu, saya coba terus, tetapi tidak bisa. Mungkin karena banyak yang mengurus paspor untuk keberangkatan haji. Semoga hal ini dapat diantisipasi,” lanjutnya.