Pusat Arsip Kemdikbud Diresmikan

KOMPAS/KURNIA YUNITA RAHAYU

Suasana Pusat Arsip Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di Ciketingudik, Bantargebang, Kota Bekasi. Pusat arsip itu diresmikan pada Senin (25/2/2019).

BEKASI, KOMPAS — Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Muhadjir Effendy meresmikan Pusat Arsip Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di Jalan Pangkalan 5, Kelurahan Ciketingudik, Kecamatan Bantargebang, Kota Bekasi, Senin (25/2/2019). Bangunan tersebut mampu menampung lebih dari 100.000 dokumen.

Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) Didik Suhardi mengatakan, pusat arsip itu merupakan kompleks bangunan yang berdiri di atas lahan seluas 4,5 hektar. Kompleks bangunan itu pada 1980-an digunakan sebagai gudang proyek produksi buku sekolah. Saat proyek usai, gedung tidak digunakan dan baru direvitalisasi pada 2015.

”Kompleks bangunan terdiri dari lima gedung, dua di antaranya digunakan untuk menyimpan aneka dokumen, termasuk surat berharga, rekaman video, foto, dan kartografi. Beberapa jenis dokumen itu bersifat inactive atau hanya sesekali digunakan,” kata Didik seusai peresmian Pusat Arsip Kemdikbud.

Selain Muhadjir Effendy, dalam acara itu hadir pula Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Mustari Irawan.

Didik menambahkan, dari dua bangunan tersebut, saat ini satu gedung sudah siap. Gedung seluas 2.000 meter persegi itu sudah diisi 15.000 dokumen dari kapasitas 27.000 dokumen.

Sementara itu, bangunan yang belum siap, dengan luas 7.000 meter persegi, dapat menampung dokumen tiga kali lipat lebih banyak dari yang sudah ada. Total kapasitas lebih dari 100.000 dokumen.

Menurut Didik, sejumlah dokumen yang disimpan itu baru sebagian dari total arsip di lingkungan Kemdikbud. Arsip itu pun tidak selamanya disimpan. ”Secara periodik, kami juga menyerahkan arsip ke ANRI,” ujarnya.

Mustari Irawan mengapresiasi peresmian pusat arsip. Langkah tersebut dinilai sebagai kepatuhan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam Pasal 16 Ayat (2) UU No 43/2009, dijelaskan bahwa setiap lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD) wajib membentuk unit kearsipan.

KOMPAS/KURNIA YUNITA RAHAYU

Suasana Pusat Arsip Kemdikbud di Ciketingudik, Bantargebang, Kota Bekasi. Pusat arsip itu diresmikan pada Senin (25/2/2019).

”Pusat Arsip Kemdikbud di Ciketingudik ini sangat luas dan sangat representatif. Lebih luas ketimbang milik kami,” kata Mustari.

Meski demikian, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan perencanaan yang matang dan detail. Mustari menyarankan, perlu ada sistem pengatur suhu udara yang memastikan suhu selalu tetap selama 24 jam.

Ia menambahkan, selama ini Kemdikbud juga aktif menyerahkan arsipnya secara periodik. Berdasarkan penilaian ANRI, Kemdikbud mendapatkan poin 81,90 atau masuk kategori baik.

Digitalisasi

Muhadjir Effendy mengatakan, selain pembangunan pusat arsip, pihaknya juga akan mendorong digitalisasi arsip. Pengalihan media pada dokumen itu perlu untuk menjamin keabadian arsip. ”Selain itu, arsip digital juga tidak membutuhkan terlalu banyak tempat,” ucapnya.

KOMPAS/KURNIA YUNITA RAHAYU

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Muhadjir Effendy

Kemampuan petugas arsip juga perlu ditingkatkan. Mereka harus responsif terhadap perkembangan teknologi kearsipan, antara lain penyimpanan, perawatan, dan pendistribusian.

”Petugas perlu studi banding ke negara-negara yang maju dalam kearsipan, misalnya Iran,” ujarnya.

Saat ini, lanjut Muhadjir, digitalisasi dokumen di lingkungan Kemdikbud sudah dilakukan. Namun, jumlahnya masih sangat minim.

Mustari menambahkan, alih media dokumen merupakan tantangan kearsipan masa kini dan mendatang. Sebagian dokumen memang harus dialihmediakan, tetapi ada pula yang bisa dimusnahkan dalam periode waktu tertentu.

Menurut dia, masih ada prasyarat alih media yang harus dilengkapi, yaitu penyediaan infrastruktur dan kemampuan sumber daya manusia untuk memanfaatkan teknologi.